แนวข้อสอบเสมียน กรมการทหารช่าง

แนวข้อสอบเสมียน กรมการทหารช่าง

สำหรับท่านที่ อยากเตรียมสอบ
สอบเสมียน กรมการทหารช่าง
หา คู่มือสอบเสมียน กรมการทหารช่าง
หนังสือสอบเสมียน กรมการทหารช่าง
ทาง NUDSOB ได้รวบรวม แบ่งปัน
ตัวอย่าง ข้อสอบเสมียน กรมการทหารช่าง
เพื่อเป็นความรู้ และแนวทางในการสอบให้กับทุกๆท่าน

สรุประเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติม
———-
1. ระเบียบนี้ใช้บังคับเมื่อ 1 มิถุนายน 2526
2. ระเบียบ ข้อบังคับ มติ ครม. และคำสั่งอื่นใน ที่ขัดแย้งระเบียบนี้ให้ใช้ระเบียบนี้
3. ระเบียบนี้ใช้บังคับแก่ส่วนราชการ ถ้าส่วนราชการใดมีความจำเป็นจะปฏิบัติงาน สารบรรณนอกเหนือไปจากที่กำหนดให้ทำความตกลงกับผู้รักษาการตามระเบียบ (ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี)
4. ถ้าระเบียบงานสารบรรณของระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการกำหนดวิธีปฏิบัติไว้เป็นอย่างอื่น ก็ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายนั้น
5. งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย
6. หนังสือ หมายความว่า หนังสือราชการ
7. อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใด ลักษณะคล้ายกัน และให้หมายถึง การประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีการต่างๆ เช่นว่านั้น
8. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่ง ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
9. ส่วนราชการ หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือหน่วยงานอื่นใด ของรัฐ ทั้งในส่วนราชการบริหารส่วนกลาง บริหารราชการส่วนภูมิภาค ราชการส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้หมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย
10. คณะกรรมการ หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงานในเรื่องใดๆ และให้หมายความถึงคณะอนุกรรมการ คณะทำงานหรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกัน
11. ให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี ซึ่งเป็นผู้รักษาการณ์ตามระเบียบนี้ ให้มีอำนาจ
(1) ตีความและวินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้
(2) แก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวก
(3) จัดทำคำอธิบาย
การตีความ, วินิจฉัยปัญหา, แก้ไขเพิ่มเติม, และจัดทำคำอธิบาย ปลัดสำนักนายกจะขอความเห็นจากคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีเพื่อประกอบให้มีหน้าที่
1. ดำเนินการฝึกอบรม เกี่ยวกับงานสารบรรณ

ชนิดของหนังสือ
1. หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในทางราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
(ส่วนราชการ ส่วนราชการ)
1.1 หนังสือที่ ส่วนราชการ หน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ (เช่น สภาทนายความ), บุคคลภายนอก
1.2 หนังสือที่บุคคลภายนอก, หน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ ส่วนราชการ
1.3 เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้น เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ
1.4 เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
1.5 ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
2. หนังสือราชการมี 6 ชนิด
2.1 หนังสือภายนอก
2.2 หนังสือภายใน
2.3 หนังสือประทับตรา
2.4 หนังสือสั่งการ
2.5 หนังสือประชาสัมพันธ์
2.6 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

หนังสือภายนอก
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียด ดังนี้
1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น
2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของ วันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ถ้าเป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการ ผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึง หนังสือฉบับอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสารหรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปในทางใด
8. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์ หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ
9. คำลงท้าย ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือนั้น
10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ
11. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ
12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสือ อยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
13. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือหรือหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือต่อจากหมายเลขโทรศัพท์
14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีการส่งสำเนาไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมาก ให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปด้วย

หนังสือภายใน
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ มีรายละเอียดดังนี้
1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร ถ้าเป็นส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรม และกอง ถ้าส่วนราชการอยู่ระดับต่ำกว่ากรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือถ้าต่ำกว่ากรมให้ลงส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)
2. ที่ (ลงรหัสตัวพยัญชนะ และตัวเลขประจำของเจ้าของเรื่อง/เลขทะเบียนหนังสือส่ง) ถ้าเป็นหนังสือของคณะกรรมการกำหนดพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้
3. วันที่ ตัวเลขวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขปีพุทธศักราช
4. เรื่อง ย่อใจความสั้นที่สุด ถ้าเป็นหนังสือต่อเนื่องให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ตามฐานะผู้รับ
6. ข้อความ สาระสำคัญชัดเจน เข้าใจง่าย ถ้ามีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ และถ้ามีการอ้างถึงหรือสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุในข้อนี้
7. ลงชื่อและตำแหน่ง หากกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดต้องการกำหนดแผนการเรียนโดยเฉพาะ ก็ทำได้

หนังสือประทับตรา
คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยมีหัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา
หนังสือประทับตราใช้ได้กับ
1. ส่วนราชการ กับ ส่วนราชการ
2. ส่วนราชการ กับ บุคคลภายนอก ใช้ได้เฉพาะกรณีไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่
2.1 ขอรายละเอียดเพิ่มเติม
2.2 การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือ บรรณสาร
2.3 การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
2.4 การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
2.5 การเตือนเรื่องที่ค้าง
2.6 เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่ง (ให้ใช้หนังสือประทับตรา)
รายละเอียดของหนังสือประทับตรา
1. ที่
2. ถึง
3. ข้อความ
4. ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือ
5. ตราชื่อส่วนราชการ ประทับด้วยหมึกสีแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา
6. วัน เดือน ปี
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
8. โทร. หรือที่ตั้ง (ถ้าไม่มีโทร, ให้ลงที่ตั้งส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ลงที่อยู่ตามความจำเป็น รวมทั้ง แขวง และไปรษณีย์ (ถ้ามี) และให้ลงโทรสารต่อจากเบอร์โทร เหมือนหนังสือภายนอก

หนังสือสั่งการ
มี 3 ชนิด คือ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
 คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
 ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของ
กฎหมายหรือไม่ก็ได้
 ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจ กฎหมาย
ที่บัญญัติให้
การลงรายละเอียดข้อ ของระเบียบหรือข้อบังคับ
1. ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบ หรือข้อบังคับ
2. ให้ข้อที่ 1 เป็นชื่อของระเบียบหรือข้อบังคับ
3. ให้ข้อที่ 2 เป็นวันใช้บังคับ กำหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด
4. ข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการ ถ้าระเบียบหรือข้อบังคับใดมีมากข้อหรือหลายเรื่อง
จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนจะขึ้นหมวด 1

หนังสือประชาสัมพันธ์
มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือ
แนะแนวทางปฏิบัติ
 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทำความเข้าใจในกิจการของ
ทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน
 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการ เห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ
หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มี 4 ชนิด คือ 1. หนังสือรับรอง 2. รายงานการประชุม 3. บันทึก 4. หนังสืออื่น
หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการกรอกให้ เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใด ให้ปรากฏแก่บุคคลทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง
รายละเอียดของหนังสือ
เลขที่ ลงได้ 2 รูปแบบ คือ
1. ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต่เลขที่ 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง
2. ลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอก
ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและจะลงที่ตั้งด้วยก็ได้
ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีที่เป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็ม โดยมีคำนำหน้านาม ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผู้นั้นทำงานอยู่ อย่างชัดเจน แล้วจึงลงข้อความที่รับรอง
ให้ไว้ ณ วันที่ ลง ตัวเลขวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขของปีศักราชที่ออกหนังสือรับรอง
ลงชื่อ ให้ลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการที่ออกหนังสือ หรือผู้ได้รับมอบหมาย และให้พิมพ์ ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ
ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงลายมือชื่อ
รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง กรณีเป็นเรื่องสำคัญที่ออกให้บุคคลให้ติดรูปถ่ายขนาด 4×6 เซนติเมตร หน้าตรงไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการบนขอบล่างด้านขวา ของรูป คาบลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้นั้นลงลายมือชื่อไว้ใต้รูปถ่าย พร้อมพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ

รายงานการประชุม
คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
รายละเอียดของรายงานการประชุม
1. รายงานการประชุม (ชื่อคณะประชุม หรือชื่อการประชุม)
2. ครั้งที่
3. เมื่อ (วันที่ประชุม)
4. ณ (สถานที่)
5. ผู้มาประชุม
6. ผู้ไม่มาประชุม
7. ผู้เข้าร่วมประชุม (ชื่อ, ตำแหน่ง ผู้ที่ไม่ได้มีส่วนกับการประชุม แต่เข้าร่วมประชุม)
8. เริ่มประชุมเวลา (ระวังจะโดนหลอกว่าเปิดประชุมเวลา)
9. ข้อความ (ข้อความที่ประชุม)
10. เลิกประชุมเวลา (เขาจะหลอกว่าปิดประชุมเวลา)
11. ผู้จดรายงานการประชุม (โดยปกติจะเป็นเลขานุการที่ประชุม)

บันทึก
ลักษณะของบันทึกได้แก่
1. ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
2. ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
3. ข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ
บันทึกมี 5 ประเภท ได้แก่
1. บันทึกย่อเรื่อง
2. บันทึกรายงาน
3. บันทึกความเห็น
4. บันทึกติดต่อ
5. บันทึกสั่งการ
การบันทึกต่อเนื่อง ให้ผู้บันทึกระบุ
1. คำขึ้นต้น
2. ใจความที่บันทึก
3. ลงชื่อ
4. ลงวันที่ใต้ลายมือชื่อ

หนังสืออื่น คือ
1. หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย (แผ่นบันทึกข้อมูล, เทปแม่เหล็ก, จานแม่เหล็ก, แผ่นซีดี-อ่านอย่างเดียว, แผ่นดิจิตอลเอนกประสงค์)
2. หนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว เช่น โฉนด, แผนที่, แบบ, แผนผัง, สัญญา, หลักฐานการสืบสวน และสอบสวน, คำร้อง เป็นต้น

หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ
มี 3 ประเภท
1. ด่วนที่สุด = ปฏิบัติหน้าที่ทันทีที่ได้รับหนังสือ
2. ด่วนมาก = ปฏิบัติโดยเร็ว
3. ด่วน = ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
วิธีระบุชั้นความเร็ว
1. ใช้ตัวอักษรสีแดง ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นเด่นชัด บนหนังสือและบนซอง
2. ถ้าต้องการให้ถึงผู้รับภายในกำหนดเวลา ให้ระบุคำว่า “ด่วน ภายใน วัน เดือน ปี เวลา” บนหน้าซอง
การติดต่อราชการทำได้ 2 ทาง คือ 1. หนังสือราชการ 2. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
วิธีการส่งสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
1. ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง
2. ให้ผู้รับแจ้งตอบรับ (เพื่อยืนยันว่าได้รับหนังสือ)
3. ส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องทำเป็นหนังสือตามอีก ยกเว้นเป็นเรื่องสำคัญถึงทำเอกสารตามไป

วิธีการส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร
วิทยุโทรเลข, โทรพิมพ์, โทรศัพท์, วิทยุสื่อสาร, วิทยุกระจายเสียง, วิทยุโทรทัศน์
1. ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ (กรณีจำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ยืนยันตามไปทันที
2. การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่มีหลักฐาน ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน

สำเนาหนังสือ
หนังสือที่จัดทำขึ้นต้องทำสำเนา 2 ชนิด คือ
1. สำเนาคู่ฉบับ (เหมือนตัวจริง มีลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และที่ขอบล่างด้านขวาของหนังสือมีรายชื่อผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจ) เก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ
2. สำเนา เก็บไว้ที่สารบรรณกลาง 1 ฉบับ
การรับรองสำเนาถูกต้อง ผู้มีสิทธิ์รับรองต้องเป็นข้าราชการตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่า ขึ้นไป
การรับรองประกอบด้วย สำเนาถูกต้อง ลายมือชื่อ ลงชื่อตัวบรรจง ตำแหน่ง อยู่ขอบล่างของหนังสือ ตัวอย่าง สำเนาถูกต้อง
………………………………………
นายดำ ราชทัณฑ์สกุล
ตำแหน่งเจ้าพนักงานราชทัณฑ์ 2
หากมีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วย ให้ทำหนังสือประทับตราส่งสำเนาไปให้ทราบ

หนังสือเวียน
คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนส่ง จะใช้แบบกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนตั้งแต่เลข 1 เรียงไปจนสิ้นปีปฏิทิน หรือจะใช้แบบเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได้

กระดาษที่ใช้กับหนังสือต่างๆ
กระดาษตราครุฑ
 หนังสือภายนอก
 หนังสือประทับตรา
 คำสั่ง
 ระเบียบ
 ข้อบังคับ
 ประกาศ
 แถลงการณ์
 หนังสือรับรอง
กระดาษบันทึกข้อความ
 หนังสือภายใน
 บันทึก (ยกเว้นไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความก็ได้แต้ต้องลงวัน เดือน ปีกำกับ)

การรับหนังสือ
การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ลับ ลับมาก ด้วยสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผู้จะใช้งานหรือปฏิบัติต้องเป็นผู้ได้รับแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับ แต่ละระดับเป็นผู้ผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย
ขั้นตอนในการปฏิบัติเมื่อรับหนังสือ
1. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ (เพื่อดำเนินการก่อนหลัง)
เปิดซองเอกสารถ้าไม่ถูกต้องทำได้ 2 แบบ
 ให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
 บันทึกความบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน แล้วดำเนินการต่อ
2. ประทับตรารับหนังสือ ที่มุมด้านขวาของหนังสือ โดยตรารับหนังสือประกอบด้วย
เลขที่รับ, วันที่, เวลา
3. ลงทะเบียนรับหนังสือ โดยการกรอกรายละเอียด ดังนี้
 ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ.
 เลขทะเบียนรับ
 ที่
 ลงวันที่
 จาก (ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีไม่มีตำแหน่ง)
 ถึง
 เรื่อง (ลงชื่อเรื่องหนังสือ ถ้าไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ)
 การปฏิบัติ (บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี))
4. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับ แล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่วงการปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคลหรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือ จะส่งโดยใช้ 1. สมุดส่งหนังสือ หรือ 2. ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อ และวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก็ได้
การรับหนังสือจากภายในส่วนราชการเดียวกันให้ปฏิบัติเหมือนกับการรับหนังสือจากภายนอก โดยอนุโลม

การส่งหนังสือ
คือ หนังสือส่งออกไปภายนอก
การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นความลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงาน ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย
เมื่อสารบรรณกลางรับเรื่องแล้วให้ปฏิบัติดังนี้
1. ลงทะเบียนส่งหนังสือ (ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ., เลขทะเบียนส่ง, ที่, ลงวันที่, จาก, ถึง, เรื่อง, การปฏิบัติ, หมายเหตุ)
2. ลงเลขที่ และวัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งทั้งในต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับเลขทะเบียนส่ง
3. ก่อนบรรจุซอง ให้เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ แล้วปิดผนึก หนังสือที่ไม่มีความสำคัญมากนัก อาจส่งโดยพับยึดติดด้วยแถบกาว, เย็บด้วยลวด, หรือวิธีอื่น แทนได้
4. การส่งหนังสือทางไปรษณีย์ ให้ปฏิบัติตามระเบียบการสื่อสารแห่งประเทศไทย กรณีส่งโดยไม่ส่งทางไปรษณีย์ เมื่อถึงผู้รับให้ผู้รับลงชื่อในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับแล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นำมาผนึกติดกับสำเนาคู่ฉบับ

การเก็บรักษาหนังสือ
แบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ โดยเจ้าของเรื่องเป็น ผู้กำหนดวิธีเก็บ
2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เจ้าของเรื่องปฏิบัติ ดังนี้
 การจัดทำ รายละเอียด (ลำดับที่, ที่, ลงวันที่, เรื่อง, อายุการเก็บหนังสือ กรณีเก็บไว้ตลอดไป ใช้คำว่า ห้ามทำลาย, หมายเหตุ)
 ส่งหนังสือและเรื่อง ปฏิบัติทั้งปวงไปให้หน่วยเก็บ เมื่อหน่วยเก็บได้รับเรื่องให้ปฏิบัติดังนี้
 ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือและให้ลงลายมือชื่อย่อกำกับตราหนังสือเก็บไว้ตลอดไป ประทับตราว่า “ห้ามทำลาย” ด้วยหมึกสีแดง
หนังสือเก็บมีกำหนดเวลา ประทับตราว่า “เก็บถึง พ.ศ.” ….. ด้วยหมึกสีน้ำเงิน
 การเก็บเพื่อไว้ใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งเก็บยังหน่วยเก็บ ให้เจ้าของเรื่องจัดเก็บเป็นเอกเทศ เมื่อหมดความจำเป็นในการตรวจสอบก็ให้จัดส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บ

อายุการเก็บหนังสือ
ปกติเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับทางราชการ
2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่มีกฎหมายหรือมีระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว ให้เก็บไว้ตามกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนนั้น
3. หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษาค้นคว้าวิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรกำหนด
4. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญ ซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วให้เก็บไว้มีน้อยกว่า 1 ปี
6. หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการเงิน (การรับ-การจ่าย) หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงิน ที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิง หรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เมื่อสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน ตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบ หรือเพื่อการใดๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
7. หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแต่กรณี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง

ทุกปีปฏิทิน
ให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น ที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปีให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ 31 มกราคม ของปีถัดไป

หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดการทำลาย
ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสำคัญ และประสงค์จะฝากให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้
1. จัดทำบัญชีฝากหนังสือ
2. ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือ พร้อมกับหนังสือที่จะฝาก ให้สำนัก หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
3. เมื่อสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือให้ลงนามในบัญชีหนังสือ แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน

การรักษาหนังสือ
ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส
หากชำรุดเสียหาย ต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการให้เหมือนเดิม
หากสูญหาย ต้องหาสำเนามาทดแทน
หากชำรุดเสียหายจนไม่อาจซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ และให้หมายเหตุในทะเบียนเก็บด้วย

การยืม
การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
1. ผู้ยืมต้องแจ้งให้ทราบว่า เรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด
2. ผู้ยืมต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ
3. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
4. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ จะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้จะได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน

การทำลาย
ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เอง หรือที่ฝากเก็บไว้ที่ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือต่อไป
ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมตั้งแต่คณะกรรมการทำลายหนังสือประกอบด้วยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป

มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง
มาตรฐานตราครุฑ สำหรับแบบพิมพ์ มี 2 ขนาด คือ
1. ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2. ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
มาตรฐานกระดาษ โดยปกติใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
1. ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร
2. ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
3. ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร
มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
1. ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร
2. ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร
3. ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
4. ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร
ตรารับหนังสือ
เป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าขนาด 4 x 5 ซม. ด้านบนมีชื่อส่วนราชการ และมีรายละเอียด คือ เลขรับ……..วันที่………..เวลา……….

ครุฑ
มี 2 ขนาด คือ 1. ขนาด 3 ซม. 2. ขนาด 1.5 ซม.
มี 2 รูปแบบ คือ 1. ครุฑที่พิมพ์ด้วยหมึกสีดำ 2. ครุฑดุน

ตราชื่อส่วนราชการ
มี 2 รูปแบบ คือ
1. ตราชื่อส่วนราชการภาษาไทย
ก. วงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลาง 4.5 ซม. วงใน 3.5 ซม. ครุฑสูง 3 ซม.
ข. ระหว่างวงนอกและวงในขอบล่างมีอักษรไทยชื่อส่วนราชการระดับกระทรวง
ทบวง กรม
2. ตราชื่อส่วนราชการที่ติดต่อกับต่างประเทศ
ก. วงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลาง 4.5 ซม. ครุฑสูง 3 ซม.
ข. มีชื่อภาษาต่างประเทศเป็นอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา และชื่ออักษรไทยอยู่ขอบบน
การกำหนดเลขที่หนังสือออก
ที่ของหนังสือออกเป็นพยัญชนะและเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง ซึ่งประกอบไปด้วย
1. รหัสพยัญชนะสองตัวแรก ใช้แทนชื่อกระทรวง ทบวง หรือส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรีหรือจังหวัด ผู้กำหนดตัวพยัญชนะ
ก. ถ้าเป็นกระทรวง ทบวง หรือส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรีให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้กำหนด
ข. ถ้าเป็นจังหวัดให้จังหวัดหารือกับกระทรวงมหาดไทย เพื่อจะได้กำหนดโดยไม่ ซ้ำกัน (สรุปคือ จังหวัดกำหนดเอง แต่ต้องหารือกับกระทรวงมหาดไทยก่อน)
1.1 รหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวง ทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวงหรือทบวง ให้กำหนดไว้ดังนี้
สำนักนายกรัฐมนตรี นร
กระทรวงกลาโหม กห
กระทรวงการต่างประเทศ กต
กระทรวงการท่องเที่ยวและกีฬา กก
กระทรวงการพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์ พค
กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ กษ
กระทรวงคมนาคม คค
กระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม ทส
กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ทก
กระทรวงพลังงาน พน
กระทรวงพาณิชย์ พณ
กระทรวงมหาดไทย มท
กระทรวงยุติธรรม ยธ
กระทรวงแรงงาน รง
กระทรวงวัฒนธรรม วธ
กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี วท
กระทรวงศึกษาธิการ ศธ
กระทรวงสาธารณสุข สธ
กระทรวงอุตสาหกรรม อก
สำนักราชเลขาธิการ รล
สำนักพระราชวัง พว
สำนักงานพระพุทธศาสนาแห่งชาติ พศ
สำนักงานคณะกรรมการพิเศษเพื่อประสานงานโครงการ คร
อันเนื่องมาจากพระราชดำริ
สำนักงานคณะกรรมการวิจัยแห่งชาติ วช
ราชบัณฑิตยสถาน รถ
สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ตช
สำนักงานป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน ปง
สำนักงานอัยการสูงสุด อส
สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน ตผ
สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร สผ
สำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา สว

1.2 รหัสตัวพยัญชนะประจำจังหวัดและกรุงเทพมหานคร ให้กำหนดไว้ดังนี้
กระบี่ กบ ภูเก็ต ภก
กรุงเทพมหานคร กท มหาสารคาม มค
กาญจนบุรี กจ มุกดาหาร มห
กาฬสินธุ์ กส แม่ฮ่องสอน มส
กำแพงเพชร กพ ยโสธร ยส
ขอนแก่น ขก ยะลา ยล
จันทบุรี จบ ร้อยเอ็ด รอ
ฉะเชิงเทรา ฉช ระนอง รน
ชลบุรี ชบ ระยอง รย
ชัยนาท ชน ราชบุรี รบ
ชัยภูมิ ชย ลพบุรี ลบ
ชุมพร ชพ ลำปาง ลป
เชียงราย ชร ลำพูน ลพ
เชียงใหม่ ชม เลย ลย
ตรัง ตง ศรีสะเกษ ศก
ตราด ตร สกลนคร สน
ตาก ตก สงขลา สข
นครนายก นย สตูล สต
นครปฐม นฐ สมุทรปราการ สป
นครพนม นพ สมุทรสงคราม สส
นครราชสีมา นม สมุทรสาคร สค
นครศรีธรรมราช นศ สระแก้ว สบ
นครสวรรค์ นว สระบุรี สบ
นนทบุรี นบ สิงห์บุรี สห
นราธิวาส นธ สุโขทัย สท
น่าน นน สุพรรณบุรี สพ
บุรีรัมย์ บร สุราษฎร์ธานี สฎ
ปทุมธานี ปท สุรินทร์ สร
ประจวบคีรัขันธ์ ปข หนองคาย นค
ปราจีนบุรี ปจ หนองบัวลำภู นภ
ปัตตานี ปน อ่างทอง อท
พะเยา พย อำนาจเจริญ อจ
พระนครศรีอยุธยา อย อุดรธานี อด
พังงา พง อุตรดิตถ์ อต
พัทลุง พท อุทัยธานี อน
พิจิตร พจ อุบลราชธานี อบ
พิษณุโลก พล เพชรบุรี พบ
เพชรบูรณ์ พช แพร่ พร

2. เลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
2.1 สำหรับราชการบริหารส่วนกลาง
2.1.1 ตัวเลขสองตัวแรกสำหรับกระทรวง หรือทบวง หมายถึง ส่วนราชการระดับกรม โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใดให้ปล่อยเลขตัวนั้นว่าง หากมีการจัดตั้งส่วนราชการขึ้นใหม่ให้ใช้เรียงลำดับถัดไป
ในกรณีกระทรวงหรือทบวงใดมีกรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นมีฐานะเป็นกรมตั้งแต่ 100 ส่วนราชการขึ้นไป ให้ใช้ตัวเลขได้สามตัวโดยเริ่มจาก 001 เรียงไปตามลำดับ
สำหรับส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวงหรือทบวง ให้ใช้ตัวเลข 00
2.1.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง สำนัก กอง หรือส่วนราชการที่มีฐานะเทียบกอง โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการ ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใด ให้ปล่อยตัวเลขนั้นว่าง หากมีการจัดตั้งส่วนราชการขึ้นใหม่ให้ใช้เรียงลำดับถัดไป
ในกรณีที่มีสำนัก กอง ส่วนราชการที่มีฐานะเทียบกองหรือหน่วยงานระดับกองตั้งแต่ 100 ส่วนราชการขึ้นไป ให้ใช้เลขได้สามตัวโดยเริ่มจาก 001 เรียงไปตามลำดับ
ถ้ามีกองหรือหน่วยงานระดับกองที่มิได้จัดตั้งโดยกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเป็นผู้กำหนดตัวเลขสองตัวหลังโดยใช้ตัวเลขในลำดับต่อจากกองหรือหน่วยงานระดับกอง ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ
ตัวอย่างเลขที่หนังสือออกของราชการส่วนกลาง
1. สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี
กองกลาง นร 0201
2. สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน
สำนักงานเลขานุการกรม ตผ 0001
2.2 สำหรับราชการส่วนภูมิภาค
2.2.1 ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง อำเภอหรือกิ่งอำเภอ โดยเริ่มจากตัวเลข 01 ซึ่งโดยปกติให้ใช้สำหรับอำเภอเมืองเรียงไปตามลำดับที่กระทรวงมหาดไทยกำหนด
สำหรับแผนกต่างๆ ของจังหวัด หรือหน่วยงานในราชการบริหารส่วนภูมิภาคที่ขึ้นกับจังหวัดโดยตรง ตัวเลขสองตัวแรกให้ใช้ตัวเลข 00
2.2.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง หน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาคที่สังกัดจังหวัดหรืออำเภอนั้น
ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง อำเภอ กิ่งอำเภอ แผนกงานต่างๆ ของจังหวัดหรือหน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาคที่ขึ้นกับจังหวัดโดยตรง โดยยุบหน่วยงานใดให้ปล่อยตัวเลข นั้นว่าง หากมีการจัดตั้งหน่วยงานขึ้นใหม่ให้ใช้เรียงลำดับถัดไป
ตัวอย่างเลขที่หนังสือออกของราชการส่วนภูมิภาค
จังหวัดกระบี่ อักษร กบ
สำนักงานศึกษาธิการจังหวัด กบ 0032
สำนักงานศึกษาธิการอำเภอเมืองกระบี่ กบ 0132
2.3 ให้มีการปรับปรุงเลขประจำของเจ้าของเรื่องให้เป็นไปตามลำดับตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการทุกๆ 5 ปี โดยถือเอาปีพุทธศักราชที่ลงท้ายด้วยเลข 5 และเลข 0 เป็นหลัก
2.4 ในกรณีที่กระทรวง ทบวง ส่วนราชการที่ไม่ได้สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัดประสงค์จะให้รัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอื่นใดที่มิได้เป็นส่วนราชการ ซึ่งอยู่ในสังกัดใช้รหัสพยัญชนะของกระทรวง ทบวง ส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด แล้วแต่กรณี ให้ใช้ตัวเลขสองตัวแรกเริ่มจาก 51 เรียงไปตามลำดับ
หากกระทรวงหรือทบวงมีส่วนราชการระดับกรมหรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรมตั้งแต่ 100 ส่วนราชการขึ้นไป การกำหนดเลขประจำของรัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอื่นใดที่มิได้เป็นส่วนราชการตามวรรคหนึ่ง ให้ใช้ตัวเลขสามตัวโดยเริ่มจาก 510 เรียงไปตามลำดับ
3. เลขประจำของเจ้าของเรื่องซึ่งส่วนราชการใดกำหนดขึ้นเพิ่มเติมจากที่กำหนดใน 1 และ 2 ให้แจ้งให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีทราบด้วย
4. การกำหนดเลขที่หนังสือออกของคณะกรรมการ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้น ให้กำหนดได้ไม่เกินสี่ตัว โดยให้อยู่ในวงเล็บต่อจากรหัสตัวพยัญชนะ
5. สำหรับส่วนราชการต่ำกว่าระดับกรม หรือจังหวัด หากจำเป็นต้องออกหนังสือราชการเอง หรือเพื่อประโยชน์แก่การปฏิบัติงานสารบรรณ ให้ส่วนราชการระดับกรม เจ้าสังกัดหรือจังหวัดกำหนดเลขรหัสไม่เกินสามตำแหน่ง โดยให้ใส่จุดหลังเลขประจำของเจ้าของเรื่องตาม 2 แล้วต่อด้วยรหัสที่กำหนดขึ้นดังกล่าว
การให้เลขรหัสตามวรรคหนึ่ง ถ้าสามารถจัดเรียงส่วนราชการตามลำดับตัวพยัญชนะและสระได้ก็ให้เรียงตามนั้น

คำขึ้นต้นและคำลงท้าย ในหนังสือราชการที่ออกข้อสอบบ่อย
1. สมเด็จพระบรมโอรสาธิราช สยามมกุฎราชกุมาร และสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี
คำขึ้นต้น = ขอพระราชทานกราบบังคมทูล (ออกพระนาม)
ทราบฝ่าละอองพระบาท
คำลงท้าย = ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม
ข้าพระพุทธเจ้า (ลงชื่อ)
2. สมเด็จเจ้าฟ้า เช่น 1. สมเด็จพระเจ้าลูกเธอเจ้าฟ้าจุฬาภรณ์วลัยลักษณ์อัครราชกุมารี
2. สมเด็จพระเจ้าลูกเธอเจ้าฟ้าอุบลรัตน์ราชกัญญาสิริวัฒนา
พรรณวดี
3. สมเด็จพระเจ้าพี่นางเธอ เจ้าฟ้ากัลยานิวัฒนา กรมหลวง
นราธิวาสราชนครินทร์
คำขึ้นต้น = ขอพระราชทานกราบทูล (ออกพระนาม) ทราบฝ่าพระบาท
คำลงท้าย = ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า (ลงชื่อ)
3. พระบรมวงศ์ชั้นพระองค์เจ้า เช่น พระบรมวงศ์เธอพระองค์เจ้าโสมสวลี พระวรราชา
ทินัดดามาตุ
คำขึ้นต้น = ขอประทานกราบทูล (ออกพระนาม) ทราบฝ่าพระบาท
คำลงท้าย = ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า (ลงชื่อ)
4. พระเจ้าวรวงศ์เธอ, พระอนุวงศ์ชั้นพระวรวงศ์เธอ (ที่ทรงกรม) เช่น
1. พระเจ้าหลานเธอ พระองค์เจ้าพัชรกิติยาภา
2. พระเจ้าหลานเธอพระองค์เจ้าทีปังกรรัศมีโชติ
คำขึ้นต้น = กราบทูล (ออกพระนาม) ทราบฝ่าพระบาท
คำลงท้าย = ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด
5. หม่อมเจ้า
คำขึ้นต้น = ทูล (ออกพระนาม)
คำลงท้าย = แล้วแต่จะโปรด
6. สมเด็จพระสังฆราชเจ้า (มีเชื้อพระวงศ์แล้วเป็นสมเด็จพระสังฆราชเจ้า)
คำขึ้นต้น = ขอประทานกราบทูล (ออกพระนาม)
คำลงท้าย = ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม
7. สมเด็จพระสังฆราช
คำขึ้นต้น = กราบทูล….
คำลงท้าย = ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด
8. สมเด็จพระราชาคณะ, รองสมเด็จพระราชาคณะ
คำขึ้นต้น = นมัสการ
คำลงท้าย = ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง
9. พระราชาคณะ
คำขึ้นต้น = นมัสการ
คำลงท้าย = ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง
10. พระภิกษุทั่วไป
คำขึ้นต้น = นมัสการ
คำลงท้าย = ขอนมัสการด้วยความเคารพ
11. บุคคลธรรมดา ได้แก่
(1) ประธานองคมนตรี
(2) นายกรัฐมนตรี
(3) ประธานรัฐสภา
(4) ประธานวุฒิสภา
(5) ประธานสภาผู้แทนราษฎร
(6) ประธานศาลฎีกา
(7) ประธานศาลรัฐธรรมนูญ
(8) ประธานศาลปกครองสูงสุด
(9) รัฐบุรุษ
(10) ประธานกรรมการการเลือกตั้ง
(11) ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
(12) ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ
(13) ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
(14) ประธานสภาร่างรัฐธรรมนูญ
(15) ประธานผู้ตรวจการแผ่นดิน
คำขึ้นต้น = กราบเรียน
คำลงท้าย = ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง
12. บุคคลธรรมดาทั่วไป
คำขึ้นต้น = เรียน
คำลงท้าย = ขอแสดงความนับถือ

การลงชื่อและตำแหน่งในหนังสือราชการ
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป หรือผู้ว่าราชการจังหวัดเป็นผู้ลงนามทุกกรณี เว้นแต่
1. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป หรือผู้ว่าราชการจังหวัดจะกำหนดให้ผู้ดำรงตำแหน่งใดลงชื่อในหนังสือ ซึ่งการกำหนดดังกล่าวก็กำหนดได้เฉพาะหนังสือที่อยู่ในหน้าที่ของ ผู้ดำรงตำแหน่งนั้น หรือของส่วนราชการซึ่งอยู่ในบังคับบัญชาของผู้ดำรงตำแหน่งนั้น และ
2. หนังสือดังกล่าวไม่ก่อให้เกิดนิติสัมพันธ์กับส่วนราชการระดับกรมหรือจังหวัด ผู้ลงชื่อซึ่งเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับต่ำกว่ากรม หรือหัวหน้าหน่วยงานดังกล่าว จะมอบหมายเป็นหนังสือให้ผู้ดำรงตำแหน่งรองลงไปเป็นผู้ลงชื่อแทนในเรื่องใดก็ได้
การลงชื่อแทน ผู้ลงชื่อแทนจะต้องเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมาย หรือมอบอำนาจให้ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน รักษาการแทน ปฏิบัติราชการแทน รักษาราชการในตำแหน่ง หรือ ทำการแทน ตามที่มีกฎหมายกำหนด (ต้องดูกฎหมายที่เกี่ยวข้องว่าใช้คำว่าอย่างใดและกรณีใด)

การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ
1. ใช้คำนำนามว่า นาย, นาง, นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ
2. สตรีที่ได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ให้ใช้คำหน้านามตามกฎหมายว่าด้วยการให้ใช้ คำนำหน้านามสตรี เช่น ท่านผู้หญิง, คุณหญิง นำหน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ
3. กรณีมีบรรดาศักดิ์, ฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์ชื่อเต็มของบรรดาศักดิ์, ฐานันดรศักดิ์ไว้ใต้ลายมือชื่อ
4. กรณีมียศ ให้พิมพ์คำเต็มของยศไว้หน้าลายมือชื่อ และพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ เช่น ร้อยตำรวจเอก เดโช พระกาย
5. ตำแหน่งทางวิชาการ ถ้ามีกฎหมายกำหนดไว้ก็ให้ลงตามนั้น (รศ., ศ., ผศ.) แต่ ดร., นพ., ฯพณฯ ไม่ใช้นำหน้านาม
6. การลงตำแหน่งต้องลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ถ้าไม่ใช่เจ้าของหนังสือโดยตรงให้ลงตำแหน่งของผู้ลงชื่อ

บันทึก
มี 5 ประเภท คือ 1. บันทึกย่อเรื่อง 2. บันทึกรายงาน 3. บันทึกความคิดเห็น 4. บันทึกสั่งการ 5. บันทึกติดต่อ

การพิมพ์
1. เว้นขอบกระดาษด้านซ้ายไว้ 3 ซม. ด้านขวา 2 ซม.
2. ย่อหน้า ให้ห่าง 10 จังหวะเคาะ
3. บรรทัดหนึ่งให้ตั้งจังหวะเคาะของพิมพ์ดีดไว้ 70 จังหวะเคาะ

การทำสำเนา
การทำสำเนา คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะทำจากต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ หรือจากสำเนาอีกชั้นหนึ่ง
ในกรณีมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้นๆ เพิ่มขึ้น และเอกสารเหล่านั้นไม่ได้จัดทำไว้หลายฉบับจำเป็นต้องจัดทำสำเนาขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทำสำเนาอาจทำได้หลายวิธี ดังนี้
1. วิธีคัดหรือลอกออกจากต้นฉบับ คำต่อคำ ให้ถูกต้องกับต้นฉบับเดิม
2. วิธีถอดหรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ เช่น พิมพ์ต้นฉบับพร้อมสำเนาด้วยการใช้กระดาษคาร์บอน
3. วิธีถ่ายจากต้นฉบับ เช่น การถ่ายด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร
4. วิธีอัดสำเนา ด้วยการทำให้หมึกที่กระดาษไข ต้นฉบับติดที่กระดาษสำเนา
สำเนาแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ
1. “สำเนาคู่ฉบับ” เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับจะลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้
2. “สำเนา” เป็นสำเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น สำเนานี้อาจทำขึ้นด้วย การถ่าย คัดอัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่นใด สำเนาชนิดนี้โดยปกติต้องมีการรับรอง
การรับรองสำเนาให้มีคำรับรองว่า “สำเนาถูกต้อง” และให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนานั้นขึ้น ลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปีที่รับรอง และโดยปกติให้มีคำว่า “สำเนา” ไว้ที่กึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัดแรกของสำเนาหนังสือด้วย
ในกรณีที่มีการลงชื่อในกระดาษไข ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อกำกับในสำเนาคู่ฉบับไว้เป็นหลักฐาน
การจดรายงานการประชุม
การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี
1. จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนพร้อมด้วยมติ
2. จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติ
3. จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม
การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี
1. รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
2. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการเสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
3. รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมหนึ่งสัปดาห์

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

โดยที่เป็นการสมควรแก้ไขเพิ่มเติมระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.๒๕๒๖ เพื่อให้เหมาะสมกับสภาวการณ์ในปัจจุบันที่มีการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และเป็นการสอดคล้องกับการบริหารราชการแนวทางใหม่ที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ ความคุ้มค่า และการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน สมควรวางระบบงานสารบรรณให้เป็นการดำเนินงานที่มีระบบ มีความรวดเร็วมีประสิทธิภาพ และลดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติราชการ
อาศัยอำนาจตามความในมาตรา ๑๑ (๘) แห่งพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดินพ.ศ. ๒๕๓๔ นายกรัฐมนตรีโดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรีจึงวางระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้
ข้อ ๑ ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
(ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘”
ข้อ ๒ ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป
ข้อ ๓ ให้ยกเลิกความในข้อ ๕ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ข้อความต่อไปนี้แทน
“ข้อ ๕ ในกรณีที่กฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบว่าด้วยการนั้น”
ข้อ ๔ ให้เพิ่มนิยามคำว่า “อิเล็กทรอนิกส์” และคำว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”ระหว่างนิยามคำว่า “หนังสือ” และ “ส่วนราชการ” ในข้อ ๖ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖
““อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่าการประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้าคลื่นแม่เหล็กไฟฟ้าหรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น
“ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์””
ข้อ ๕ ให้ยกเลิกความในข้อ ๙ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน
“ข้อ ๙ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
๙.๑ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
๙.๒ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
๙.๓ หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
๙.๖ ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”
ข้อ ๖ ให้ยกเลิกความในข้อ ๒๗ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน
“ข้อ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสมเว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น
สื่อกลางบันทึกข้อมูลตามวรรคหนึ่ง หมายความถึง สื่อใดๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี-อ่านอย่างเดียวหรือแผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เป็นต้น”
ข้อ ๗ ให้ยกเลิกความในข้อ ๒๙ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน
“ข้อ ๒๙ การติดต่อราชการนอกจากการจะดำเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสารสามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้
ในกรณีที่ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้งและให้ผู้รับแจ้งตอบรับ เพื่อยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว และส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่กรณีเป็นเรื่องสำคัญจำเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสาร ให้ทำเอกสารยืนยันตามไปทันทีการส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสารวิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือให้ทำหนังสือยืนยันตามไปทันที
การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุสื่อสารวิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน”

ข้อ ๘ ให้ยกเลิกความในข้อ ๓๕ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน
“ข้อ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ”

ข้อ ๙ ให้ยกเลิกความในข้อ ๔๑ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน
“ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ”

ข้อ ๑๐ ให้ยกเลิกความในข้อ ๕๗ ข้อ ๕๘ และข้อ ๕๙ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน
“ข้อ ๕๗ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
๕๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
๕๗.๒ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษาค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด
๕๗.๔ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
๕๗.๕ หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี
๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินรวมถึงหนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินเพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้วเมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใดๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕ ปี แล้วแต่กรณีให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง
ข้อ ๕๘ ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้นที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
๕๘.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
๕๘.๓ หนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้นให้จัดทำบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ข้อ ๕๙ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ
๕๙.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
๕๙.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี
๕๙.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
๕๙.๑.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ส่งมอบ
๕๙.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๙.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้มอบ
๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับมอบ
๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๒ ท้ายระเบียบโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเองประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
๕๙.๒.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี
๕๙.๒.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
๕๙.๒.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง
๕๙.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๙.๒.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๒.๙ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)”

ประกาศ ณ วันที่ ๒๑ มิถุนายน พ.ศ. ๒๕๔๘
พันตำรวจโท ทักษิณ ชินวัตร
นายกรัฐมนตรี